Расходы на командировки на УСН

Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

В командировку может быть направлен только штатный сотрудник фирмы, с которым заключен трудовой договор.

Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, подряда или поручения), командировкой не считается. Если такому работнику возмещают расходы по той или иной поездке, то сумму возмещения считают частью его вознаграждения по договору.

Командированному работнику оплачивают:

• суточные;
• расходы по найму жилого помещения;
• расходы по проезду к месту командировки и обратно;
• другие расходы (например, оплата услуг связи или почты, оформление и выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений, консульские и аэродромные сборы и т. д.).

Суточные выплачивают командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и день приезда).

Размер суточных, которые выплачивают работникам, направляемым в командировку, устанавливают приказом руководителя.

При направлении работника в командировку в местность, откуда он каждый день может возвращаться к своему постоянному месту жительства, суточные не выплачивают.

Если работник направлен в зарубежную командировку, суточные за время передвижения по территории РФ выплачивают по нормам, установленным для командировок в пределах России.

При расчете единого налога суточные учитывают в размере фактических затрат и их можно полностью списывать на расходы. Однако для целей НДФЛ нормирование суточных сохранено и составляет: не более 700 рублей за каждый день командировки в пределах РФ и 2500 рублей – за каждый день загранкомандировки.

Работнику возмещают всю сумму расходов по найму жилого помещения.

Также работнику возмещают расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание.

Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по обслуживанию работника в баре, ресторане или номере гостиницы и расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (например, бассейном, сауной, тренажерным залом и т. д.). Такие расходы работнику не оплачивают.

Если руководитель организации все-таки принял решение оплатить такие затраты, то их сумма налогооблагаемую базу фирмы не уменьшает.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:

• стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
• оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;
• плату за пользование в поездах постельными принадлежностями;
• стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;
• сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

В Минфине полагают, что при сдаче авиабилета по причине переноса даты вылета затраты на оплату комиссии, удержанной транспортным агентством, не учитываются в «упрощенных» расходах (письма от 18 июля 2016 г. № 03-11-06/2/41888, от 10 мая 2016 г. № 03-11-06/2/26635). Свою позицию финансисты обосновывают очень просто.

Как предписывает подпункт 13 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса «упрощенцы» с объектом налогообложения «доходы минус расходы» могут уменьшить полученные доходы на командировочные расходы. В частности, к таким расходам относятся:

• расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
• расходы на наем жилого помещения;
• суточные или полевое довольствие;
• расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
• расходы на консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта;
• расходы за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями;
• иные аналогичные платежи и сборы.

Расходы по оплате комиссии, которую удержало транспортное агентство при сдаче авиабилета командированным работником из-за переноса даты вылета, не поименованы в этом списке.

Отсюда чиновники делают вывод – расходы на оплату комиссии, удержанную транспортным агентством или перевозчиком по причине переноса даты вылета командированного сотрудника, не учитываются при расчете «упрощенного» налога. Это же правило относится и к стоимости авиабилета по перенесенному рейсу, который невозможно было сдать.

Расходы на бизнес-зал аэропорта

Если финансовое положение компании позволяет, оплату таких услуг можно предусмотреть в коллективном договоре или в Положении о командировках. Но, эти расходы нельзя учесть в налоговой базе на УСН, а у работника может возникнуть НДФЛ облагаемый доход.

Положений, предусматривающих освобождение от налогообложения сумм оплаты командированному сотруднику стоимости услуг бизнес-залов в аэропортах, в статье 217 Налогового кодекса нет. То есть перечень закрытый.  Значит, с сумм оплаты услуг аэропорта по обслуживанию в VIP-зале командированного работника нужно удержать НДФЛ.

Но если оплата данных услуг для командированных сотрудников предусмотрена локальным нормативным актом компании, такие выплаты не являются доходом работника и не облагаются НДФЛ. Так разъясняют судьи. Но это не исключает, что при проверке инспекторы не доначислят НДФЛ.

Если даты командировки не совпадают с проездными билетами

По общему правилу днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства (автобуса, поезда, самолета и др.) от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия в место постоянной работы. Так установлено Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

При этом днем начала или окончания командировки следует считать соответствующую дату в приказе работодателя о командировках. Многие сталкиваются с ситуацией, когда командировка назначена с понедельника, а работник выезжает в командировку в воскресенье.

Минфин отметил, что компенсация расходов на приобретение проездного билета для проезда работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в выходные дни, предшествующие дню начала командировки, или в выходные дни, следующие за датой окончания командировки, обоснована, если: указанные расходы произведены с разрешения работодателя; и для выполнения соответствующего служебного поручения. (письмо Минфина России от 03.08.2023 №03-03-06/2/72716).

Расходы на приобретение проездного билета для проезда работника к месту командировки и обратно в выходные дни, предшествующие дню начала командировки, или в выходные дни, следующие за датой окончания командировки, Минфин разрешает учесть в прочих расходах. Но есть условие – задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) должна быть с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов.

Если билеты куплены другим лицом

Если порядок возмещения расходов на проезд командируемого работника в случае приобретения авиабилетов другим командируемым работником не урегулированы законодательством, то его можно закрепить коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя. 

Например, два сотрудника компании полетели в командировку. Один сотрудник купил два билета на самолет электронно, оплаты произвел со своей карты. Получается, билет выписан на одного сотрудника, а оплата произведена с карты другого сотрудника. 

В Положении о командировках организации можно указать, что в подобной ситуации командированный сотрудник должен вернуть денежные средства за билет лицу, чья банковская карта была использована для расчета. Тогда каждый из работников подтверждает свои командировочные расходы (письмо Минфина РФ от 18 сентября 2023 года  № 02-07-10/88879).

Подтверждением будет являться:

• выписка с карты командированного сотрудника, оплатившего билеты;
• расписка от оплатившего билеты сотрудника о получении денежных средств за билет.

По мнению Минфина, ИП с объектом «доходы минус расходы» не может самому себе возместить расходы на командировку (письмо Минфина России от 26 февраля 2018 г. № 03-11-11/11722). Связано это с тем, что служебная командировка по Трудовому кодексу это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Однако индивидуальные предприниматели не относятся к категории работников. К тому же ИП не имеют работодателя, с которым они состоят в трудовых отношениях. Значит, ИП не может быть направлен в командировку.

А раз так, то ИП на УСН не может учесть командировочные расходы на проезд и найм жилого помещения и компенсировать их самому себе.

Деньги на командировку выдают работнику под отчет перед поездкой. Однако расходы признаются тогда, когда они фактически понесены и оплачены. В тот момент, когда деньги выданы работнику на командировку под отчет, расходы еще не произведены и за работником числится задолженность. Кроме того, у фирмы еще нет документов, подтверждающих расходы. И только после того, как работник представит авансовый отчет, приложив к нему оправдательные документы, а руководитель его утвердит, затраты можно признавать в целях налогообложения.

Отчитаться за выданные под отчет деньги работник должен не позднее трех рабочих дней после того, как вернется из поездки (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Если у работника имеется перерасход по сравнению с суммой ранее выданного аванса, то затраты на командировку будут признаваться расходами после возмещения работнику суммы перерасхода.