Полное практическое руководство для бухгалтера и директора фирмы


^ Наверх

Расходы на хозяйственные нужды

Информация обновлена:

Под расходами на хозяйственные нужды обычно понимаются затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т. п.

Как выдать средства на хозяйственные нужды

Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает.

Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации. Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (100 000 рублей по одному договору с одной фирмой или предпринимателем). Это установлено указанием Центрального банка РФ от 7 октября 2013 года № 3073-У.

Если работник нарушит установленный лимит расчетов, ваша фирма может быть оштрафована.

Сумма штрафа – от 40 000 до 50 000 рублей. Штраф налагается только на ту фирму, которая расплатилась наличными (то есть на покупателя). За это же нарушение на руководителя фирмы может быть наложен административный штраф от 4000 до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Пример. Как оформить выдачу средств на хозяйственные нужды

АО «Актив» решило приобрести у ООО «Пассив» материалы за наличные деньги на общую сумму 145 000 руб., в том числе:

  • костюмную ткань стоимостью 100 000 руб.;
  • подкладочную ткань стоимостью 45 000 руб.

Вместо одного договора «Актив» и «Пассив» заключили два: один – на поставку костюмной ткани, другой – на поставку подкладочной. За приобретенную ткань «Актив» единовременно выплатил «Пассиву» наличными 145 000 руб. Поскольку платеж произведен по двум разным договорам (сделкам), предельный размер расчетов наличными в данном случае не нарушен.

Как отразить в учете расходы на хозяйственные нужды

Выдачу наличных денег подотчетным лицам из кассы оформите расходным кассовым ордером. В расходном кассовом ордере укажите цель выдачи денежных средств (например, на покупку канцтоваров).

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Если вы выдали работнику из кассы деньги под отчет, сделайте проводку:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-1

– выданы работнику денежные средства под отчет из кассы.

Работник, получивший денежные средства под отчет, должен за них отчитаться. Для этого ему необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет по форме № АО-1 (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).

Если произведенные расходы носят производственный характер, то затраты отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счетов учета затрат или ценностей, купленных подотчетным лицом.

При покупке подотчетными лицами того или иного имущества сделайте проводку:

ДЕБЕТ 08 (07, 10, 41) КРЕДИТ 71

– оприходовано имущество, приобретенное подотчетным лицом.

При покупке ценностей в розничной торговле работник должен представить в бухгалтерию товарный чек или накладную и чек контрольно-кассовой машины.

Если расходы подотчетного лица связаны с нуждами основного (вспомогательного или обслуживающего) производства, то затраты отразите проводкой:

ДЕБЕТ 20 (23, 29) КРЕДИТ 71

– списаны расходы подотчетного лица, необходимые для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства.

Если денежные средства выдаются для осуществления расходов, связанных с управленческой деятельностью, то сделайте проводку:

ДЕБЕТ 25 (26) КРЕДИТ 71

– оплачены подотчетными лицами общепроизводственные (общехозяйственные) расходы.

Если денежные средства выдаются для осуществления расходов, связанных с продажей готовой продукции или товаров, сделайте запись:

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71

– затраты подотчетных лиц, связанные с продажей готовой продукции (товаров), учтены в расходах на продажу.

Если подотчетное лицо оплатило расходы непроизводственного характера (например, расходы на осуществление спортивных мероприятий, отдыха, развлечений и т. п.), сделайте в учете запись:

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 71

– затраты подотчетного лица непроизводственного характера учтены в составе прочих расходов.

Такая же проводка делается, если расходы подотчетного лица связаны с получением организацией прочих доходов (например, работник оплатил ремонт основных средств, предоставленных организацией в аренду).

Сумму НДС по расходам или имуществу, оплаченному подотчетным лицом, спишите проводками:

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71

– учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19

– произведен налоговый вычет.

Обратите внимание: налоговый вычет по НДС предоставляют только при наличии счета-фактуры поставщика товаров (работ, услуг).

Сумму НДС по расходам непроизводственного характера из бюджета не возмещают. Такую сумму списывают проводкой:

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 19

– списан НДС по расходам непроизводственного характера.

Если работник израсходовал сумму большую, чем ему выдано из кассы, то эту сумму ему необходимо возместить.

Такую операцию отразите записью:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-1

– возмещены работнику затраты, превышающие сумму денежных средств, выданных из кассы.

Если работник возвращает неизрасходованные суммы в кассу организации, сделайте в учете запись:

ДЕБЕТ 50-1 КРЕДИТ 71

– оприходованы денежные средства, не израсходованные работником и возвращенные в кассу организации.

Пример. Как отразить в учете расходы на хозяйственные нужды

Работнику ООО «Пассив» Петрову выдали из кассы под отчет 7850 руб.

Ситуация 1

На подотчетную сумму Петров приобрел материалы. Стоимость материалов – 7080 руб. (в том числе НДС – 1080 руб.).

Бухгалтер «Пассива» должен сделать записи:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-1

– 7850 руб. – выданы денежные средства Петрову под отчет;

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71

– 6000 руб. (7080 − 1080) – оприходованы материалы;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71

– 1080 руб. – учтен НДС по оприходованным материалам на основании счета-фактуры поставщика;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19

– 1080 руб. – принят к вычету НДС по материалам;

ДЕБЕТ 50-1 КРЕДИТ 71

– 770 руб. (7850 − 7080) – возвращен в кассу неизрасходованный остаток подотчетных средств.

Ситуация 2

Петров оплатил расходы на заправку картриджей к принтерам. Расходы Петрова составили 1180 руб. (в том числе НДС – 180 руб.).

Бухгалтер «Пассива» должен сделать записи:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-1

– 7850 руб. – выданы денежные средства Петрову под отчет;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71

– 1000 руб. (1180 − 180) – отражены расходы на заправку картриджей;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71

– 180 руб. – учтен НДС по услугам (на основании счета-фактуры организации, оказавшей эти услуги);

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19

– 180 руб. – принят к вычету НДС по услугам, связанным с заправкой картриджей;

ДЕБЕТ 50-1 КРЕДИТ 71

– 6670 руб. (7850 − 1180) – возвращен в кассу неизрасходованный остаток подотчетных средств.

Ситуация 3

Петров оплатил услуги спортивно-оздоровительного комплекса, связанные с организацией отдыха работников «Пассива». Расходы Петрова составили 5900 руб. (в том числе НДС – 900 руб.).

Бухгалтер «Пассива» должен сделать записи:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-1

– 7850 руб. – выданы денежные средства Петрову под отчет;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 71

– 5000 руб. (5900 − 900) – отражены расходы на организацию отдыха работников «Пассива»;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71

– 900 руб. – учтен НДС по услугам, связанным с организацией отдыха работников «Пассива» (на основании счета-фактуры организации, оказавшей эти услуги);

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 19

– 900 руб. – списан НДС по услугам, связанным с организацией отдыха;

ДЕБЕТ 50-1 КРЕДИТ 71

– 1950 руб. (7850 − 5900) – возвращен в кассу неизрасходованный остаток подотчетных средств.

Если работник не представил отчет о расходовании денежных средств и не вернул в установленные сроки средства в кассу организации, сделайте в учете запись:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71

– отражена сумма невозвращенных денежных средств.

В дальнейшем сумма невозвращенных денежных средств может быть удержана из заработной платы работника:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 94

– удержана сумма невозвращенных денежных средств из зарплаты работника.

При невозможности удержания невозвращенного аванса из оплаты труда работника сделайте проводку:

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94

– отражена задолженность работника в сумме невозвращенного аванса.

Если долг подотчетного лица будет списан за счет средств организации, эту сумму придется включить в доход работника, облагаемый налогом на доходы физических лиц (ст. 209 НК РФ).

Это значит, что с работника придется удержать налог на доходы физических лиц, а на сумму списанного долга начислить страховые взносы и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Взносы необходимо начислить, так как доход получен сотрудником в рамках трудовых отношений.

В Определении ВС РФ от 9 марта 2016 г. № 302-КГ16-450 сделан вывод, который должен убедить налогоплательщиков в необходимости внимательнее относиться к таким широко распространенным подтверждающим расходы и затраты документам, как товарные чеки. Подотчетные лица в качестве оправдательных документов, прилагаемых к авансовым отчетам, их использую чаще всего. Небрежно оформленные товарные чеки могут послужить причиной тому, что трату не признают производственной, деньги включат в доход сотрудника и удержат с него НДФЛ.

Какие ошибки бывают на практике? Нет информации, по которой можно определить, кто подписал чеки. Часто не указывают дату составления чека, не заполняют графы «цена товара», «количество», «подпись продавца». Причем не обязательно, чтобы все эти недостатки были допущены в одном документе. Верховный Суд отметил, что товарные чеки с ошибками не подтверждают то, что спорную сумму денег сотрудник израсходовал на производственные нужды. А значит – с нее нужно заплатить налог.

Продолжение доступно только платным пользователям бератора

В этой статье вы также найдете:

  • Пошаговую схему действий от экспертов
  • Актуальные примеры из практики компаний
  • Подробные образцы заполнения документов


< Предыдущая страница Следующая страница >