Документооборот – это порядок оформления, принятия к учету, обработки и передачи в архив документов, на основании которых компания ведет свою деятельность, в том числе бухгалтерский и налоговый учет. Он регламентируется специальным графиком. От того, насколько правильно составлен график, во многом зависит работа бухгалтерской службы фирмы.

Основа документооборота – первичные учетные документы.

Каждый факт хозяйственной жизни должен оформляться первичным учетным документом (часть 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Перечень первичных учетных документов, которые применяются при той или иной сделке, определяется особенностями конкретной сделки. Вот стандартный перечень первичных документов, которые применяют компании на практике.

1. Договор

Он регламентирует права и обязанности сторон сделки. Гражданский кодекс разрешает заключать договоры в устной форме. Для некоторых видов сделок письменная форма договора вообще не нужна. Например, договор купли-продажи. Он считается заключенным уже с момента выдачи покупателю кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты. Однако заключение письменного договора сможет защитить как продавца, так и покупателя, в случае нарушений или взаимных претензий и т. д. Кроме того на основании письменного договора проще доказать свою правоту в суде.

С 19 августа 2017 года действует Федеральный закон от 18 июля 2017 года № 163-ФЗ. Уменьшать налоги с помощью схем и фирм-однодневок официально запретили. Вместе с тем можно учитывать любые налоговые расходы и вычеты, но при одновременном выполнении двух условий: основная цель сделки - получить прибыль, а не уменьшить налоги, и обязательство по сделке выполнило лицо, указанное в договоре поставки. Ушли в прошлое такие основания для отказов в расходах или вычетах, как подпись первичных документов неуполномоченным лицом и нарушение контрагентом законодательства о налогах и сборах (например, не сдает отчетность и не перечисляет налоги).

2. Счет

Унифицированной формы счета на оплату нет, поэтому каждая компания может разработать собственную форму. Счет, кроме общепринятых данных (реквизиты продавца, наименование покупателя, номер, дата выставления) может содержать и дополнительную информацию об условиях сделки: сроки и порядок оплаты и поставки, самовывоза товара, уведомления о предоплате и т. д. Покупатель, который оплачивает указанную сумму в счете, принимает условия договора.

3. Платежные документы

Платежным документом может быть платежное поручение, платежное требование, кассовый и товарный чек, бланк строгой отчетности. Платежное поручение применяется при безналичных расчетах. Кассовый, товарный чек или БСО покупатель получает от продавца в момент оплаты наличными. Платежные документы подтверждают факт оплаты товаров работ или услуг.

4. Товарная накладная

Применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней компании, оформляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается у продавца (подтверждает отпуск товаров на сторону), а второй передается покупателю (используется им для оприходования полученных ценностей). Данные накладной не должны расходиться с данными, которые указаны в счете-фактуре.

5. Акт сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг)

Акт подтверждает факт, стоимость, сроки выполнения работ (оказания услуг). Он необходим для подтверждения соответствия выполненных работ условиям договора.

Каковы требования к первичным учетным документам, которые принимаются для подтверждения расходов в налоговых целях, читайте в разделе «Налог на прибыль», подразделе «Расходы, которые уменьшают прибыль», ситуации «Обоснование расходов».

В Законе № 402-ФЗ отсутствует требование об обязательном применении унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом РФ. Используемые в организации формы первичных учетных документов утверждает ее руководитель (часть 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Однако все они должны содержать обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
• подписи этих лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (расшифровка подписей на первичных учетных документах).

Первичные документы могут быть подписаны простой и/или усиленной неквалифицированной электронной подписью. Какая подпись будет использоваться, решают сами участники электронного документооборота, т. е. контрагенты (письмо Минфина России от 12 сентября 2017 г. № 03-03-06/1/58456).)

Применение усиленной квалифицированной электронной подписи обязательно:

• при выставлении электронных счетов-фактур;
• при взаимодействии с налоговиками, в т .ч. при подаче отчетности в электронном виде.

Заметим, что самостоятельная разработка форм первичных учетных документов – объемная и трудоемкая работа. К тому же все унифицированные формы первичных документов уже есть в бухгалтерских программах. Поэтому ваша фирма может продолжать использовать унифицированные формы первичных документов уже в добровольном порядке.

В этом случае в учетной политике лучше упомянуть об этом, указав, что в качестве первичных учетных документов компания применяет унифицированные формы.

Если компания применяет унифицированные формы первичных учетных документов, и для какого-то факта хозяйственной жизни типовой бланк не предусмотрен, вы можете разработать его самостоятельно.

Главное, чтобы он содержал все необходимые обязательные реквизиты.

Поясним на примере.

Несмотря на то, что Закон № 402-ФЗ разрешает разрабатывать и утверждать «свои» первичные учетные документы, формы первичных документов, которые введены уполномоченными органами на основании других федеральных законов, по-прежнему обязательны для применения. Изменять их запрещено (письмо Минфина России от 6 февраля 2015 г. № 07-01-12/4833).

Итак, первичный документ составляется в момент совершения факта хозяйственной жизни. Если это невозможно – непосредственно после его окончания (часть 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

К бухгалтерскому учету запрещено принимать документы, которыми оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Под мнимыми объектами бухгалтерского учета понимают несуществующие объекты, отраженные в бухгалтерском учете лишь для вида (в том числе неосуществленные расходы, несуществующие обязательства, не имевшие места факты хозяйственной жизни).

Под притворными объектами бухгалтерского учета понимают объекты, отраженные в бухгалтерском учете вместо другого объекта с целью прикрыть его (в том числе притворные сделки).

Использование заведомо подложного документа – деяние уголовно наказуемое. В зависимости от тяжести преступления оно наказывается:

• штрафом в размере до 80 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев;
• обязательными работами на срок до 480 часов;
• исправительными работами на срок до трех лет;
• арестом на срок до шести месяцев (п. 3 ст. 327 УК РФ).

Операции, которые оформлены бумагами с признаками подделки, инспектор будет проверять с пристрастием. Такими признаками считают чаще всего:

• орфографические ошибки;
• дописки текста;
• дорисовывание подписи или печати;
• подтирки и травления текста химическими растворителями;
• следы посторонних чернил;
• смазывание текста или оттиска печати;
• разная бумага в одном многостраничном документе;
• использование факсимиле.

Кроме того, при проверке первичных документов инспектор обязательно сверит подписи. Если он обнаружит неуверенный росчерк или более слабый по сравнению с оригиналом подписи нажим, дело может дойти до экспертизы, чтобы установить факт подделки. Если же документ оформлен «задним числом», такой факт легко устанавливается по состоянию бумаги, на которой он оформлен.

Практика показывает, что наиболее пристальное внимание налоговики уделяют следующим первичным документам.

Налоговые органы и суды считают:

• при отсутствии ТТН по форме 1-Т нельзя применить вычет НДС по транспортным расходам, так как не подтвержден факт перевозки (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 24 августа 2010 г. № А19-29237/09, от 31 августа 2010 г. № А19-4169/10);
• то же и при неправильном оформлении ТТН по форме 1-Т, поскольку реальность услуг по перевозке не подтверждена (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 3 октября 2011 г. № А03-18272/2009, ФАС Северо-Западного округа от 14 сентября 2011 г. № А13-7458/2010);
• если масса перевезенного груза указана больше, чем это позволяет грузоподъемность данного автомобиля, это указывает на нереальность операции (постановление ФАС Поволжского округа от 18 марта 2008 г. № А12-9459/07-С42). Масса груза в накладной превышает разрешенную максимальную массу в соответствии с паспортом транспортного средства (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 17 февраля 2016 г. № Ф08-551/2016);
• то же и в случае, если в ТТН указаны транспортные средства с несуществующими госномерами (проверяется по базе данных ГИБДД) (постановления ФАС Уральского округа от 28 ноября 2011 г. № А50-4014/2011, Поволжского округа от 27 октября 2011 г. № А12-22104/2010, Восточно-Сибирского округа от 1 ноября 2010 № А19-6169/10);
• то же и в случае оформления доставки одного и того же груза по нескольким ТТН (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 28 апреля 2017 г. № Ф06-19313/2017). В накладной указан транспорт, который принадлежит не перевозчику, а иным организациям, снят с учета или поставлен на учет позже даты ТТН.

Кроме того, налогоплательщики не вправе использовать для подтверждения расходов самостоятельно разработанную форму товарно-транспортной накладной (письмо УФНС России по г. Москве от 16 июня 2011 г. № 16-15/058245@).

Путевой лист является основным первичным документом для контроля пробега транспортного средства, списания топлива, оплаты труда водителей и исчисления налогов.

Федеральным законом от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ (далее - Закон № 259-ФЗ) обязанность оформления путевых листов вменяется:

• компаниям, осуществляющим перевозку пассажиров на маршрутных такси в черте города и пригороде;
• транспортным организациям, совершающим междугородные пассажирские перевозки;
• компаниям, специализирующимся на автомобильной транспортировке грузов и багажа;
• транспортным компаниям, деятельность которых связана с иными видами наземного общественного транспорта (трамваи и троллейбусы).

Исходя из этого, многие отказываются от ведения путевых листов. Однако практика свидетельствует о важности оформления путевых листов, чтобы:

• иметь точные сведения о том, где находилось транспортное средство в рабочее время, и какую работу производил водитель, управляющий им;
• иметь возможность отчитываться перед налоговиками без расхождений в данных;
• обеспечить правильный учет топлива;
• иметь право на уменьшение налогооблагаемой базы.

При проверке путевых листов налоговики и другие проверяющие находят множество нарушений.

Форма путевого листа

Часто претензии вызывает форма путевого листа. Частью 1 статьи 6 Устава автомобильного транспорта (Приказ Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152) утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.

Налоговики могут не признать расходы на ГСМ, если они не подтверждены документально. Это может произойти и в случае, если в путевом листе нет одного из обязательных реквизитов. Обязательные реквизиты этого документа утверждены приказом Минтранса РФ от 18 сентября 2008 г. № 152 (с изменениями, внесенными приказом Минтранса РФ от 18 января 2017 г. № 17, которым в форму путевого листа введен новый обязательный реквизит «Дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства»).

Какие доводы в свою пользу можно привести в споре с инспектором?

1. Вы – не автотранспортная компания. Упомянутый приказ Минтранса был выпущен во исполнение Федерального закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». Этот устав регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом. Если компания не автотранспортная (т.е. использует автомобиль только для собственных нужд), то можно говорить о том, что приказ Минтранса на нее не распространяется.

2. Расходы на ГСМ можно подтвердить любыми документами, удостоверяющими целевую направленность затрат (п. 1 ст. 252 НК РФ). Здесь сказано, что «расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода». Поэтому путевые листы, в которых отсутствуют сведения о медосмотре, могут являться подтверждающим документом, если он содержит все другие данные, необходимые для определения произведенных затрат на ГСМ. Это пробег автомобиля, расход горючего, остатки горючего в баке автомобиля при выезде и возвращении. Эти сведения могут свидетельствовать о том, что расходы на ГСМ были понесены, а отсутствие сведений о прохождении водителем медосмотра само по себе не свидетельствует об обратном (Постановление ФАС Московского округа от 10 августа 2009 г. № КА-А40/7253-09). Неважно, собственный это автомобиль или арендованный.

Период, на который составлен путевой лист

Налоговики считают, что путевые листы не должны выдаваться более чем на один день. Однако по мнению судей, компания, не являющаяся автотранспортной, вправе организовать учет расходования топлива с учетом специфики своей деятельности (постановления ФАС Московского округа от 13 апреля 2011 г. № КА-А40/2962-11, Волго-Вятского округа от 27 апреля 2009 г. № А38-4082/2008-17-282 , Северо-Западного округа от 10 апреля 2009 № А56-21728/2008).

Маршрут следования

Если в путевом листе не указан маршрут следования автомобиля, у инспекторов возникнут претензии. Некоторые суды поддерживают налоговиков (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 16 июля 2010 г. № А33-10451/2009 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 11 октября 2010 № ВАС 13567/10)). Другие считают, что маршрут движения не важен (постановления ФАС Московского округа от 26 августа 2010 г. № КА-А41/9668-10, Северо-Западного округа от 23 ноября 2009 № А56-4991/2009).

Не оформление путевых листов

Это серьезное нарушение.

1. Списание ГСМ при отсутствии путевых листов является нарушением правил ведения бухгалтерского учета. В силу ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ все хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
2. Налоговые риски. При несоставлении путевых листов налоговый инспектор признает экономически не оправданными и документально неподтвержденными затраты, связанные с содержанием и эксплуатацией транспортного средства, в том числе в части стоимости израсходованных ГСМ. Именно путевой лист рассматривается в качестве оправдательного документа для признания расходов, связанных с работой автотранспорта (см. например, Определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13, Постановление ФАС ЗСО от 17 мая 2011 г. по делу № А27-10300/2010).
   Судьи указали, что для признания расходов на ГСМ необходимо наличие правильно оформленных путевых листов, подтверждающих фактический расход бензина, отметки о прохождении водителем медосмотра перед рейсом, отметок механика о техническом состоянии автомобиля, подписи лиц, пользовавшихся автотранспортом, и т.д., свидетельствующих о фактической работе автомобиля на цели производственной деятельности.
   В результате налоговый орган может квалифицировать действия компании как направленные на получение необоснованной налоговой выгоды (см. Постановление Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53).
3. Отсутствие путевых листов в административном праве квалифицируется по ч. 3 ст. 14.1 КоАП РФ.
4. Согласно Уставу автомобильного транспорта (Федеральный закон от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ) путевой лист - это документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. В соответствии с п. 2.1.1 Правил дорожного движения РФ (утв. Постановлением Правительства РФ от 23 октября 1993 г. № 1090) водитель (в установленных случаях) обязан иметь при себе и по требованию сотрудников ГИБДД передавать им для проверки путевой лист. При проверке документов на дорогах общего пользования сотрудники ГИБДД, как правило, требуют предъявления водителем путевого листа при передвижении на служебном транспорте.

Соблюдение положений Устава автомобильного транспорта юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, эксплуатирующими автомобили (включая легковые), сотрудники ГИБДД считают обязательным (судьи их в этом поддерживают, см., например, Определение ВС РФ от 1 сентября 2014 г. № 302-КГ14-529). Поэтому при совершении служебных поездок лица, допущенные к управлению автотранспортом, должны быть обеспечены путевыми листами (во избежание разногласий с сотрудниками ГИБДД и штрафов с их стороны).

На что обратить внимание:

• форму авансового отчета № АО-1 разрешено дорабатывать. Удалять или изменять утвержденные реквизиты отчета нельзя (письмо Минфина России от 8 июля 2011 г. № 03-03-06/1/414). Все реквизиты должны быть заполнены;
• отчет должен быть составлен не позднее трех дней после возвращения из командировки (п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 № 749);
• отчет обязательно должен быть утвержден руководителем компании (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 4 мая 2008 г. № А32-19569/2007-3/361);
• к авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие оплату (контрольно-кассовые чеки, приходно-кассовые ордера) ( постановления ФАС Дальневосточного округа от 8 сентября 2010 г. № А04-8105/2009, Волго-Вятского округа от 2 июня 2010 г. №А28-7022/2008-201/9).

Закон № 402-ФЗ «уравнивает в правах» бумажные документы и электронные документы, заверенные электронной цифровой подписью (части 5, 6 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Бумажную копию электронного документа допускается изготавливать только по требованию контрагента, если это предусмотрено договором.

Подписать электронный документ можно простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью (письмо Минфина России от 2 сентября 2014 г. № 03-03-06/1/43920). Но только в случае, если это не запрещено законом или согласовано участниками электронного документооборота (п. 2 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ).

В электронной форме можно составлять не только первичные документы, которыми компания обменивается со своими контрагентами, но и внутренние документы (например, авансовые отчеты, подписывая их квалифицированной электронной подписью).

Как поясняют контролеры, использование этих форматов позволит фирмам не распечатывать дополнительно документы на бумажном носителе при передаче их в инспекцию для подтверждения расходов. Кроме того, инспекторы отметили, что «единожды переданный по телекоммуникационным каналам связи такой документ повторно налоговым органом запрашиваться уже никогда не будет».

Письмом от 16 июня 2017 года № ЕД-4-15/11485 ФНС России предупредила, что с 1 июля 2017 года прекратил действие приказ ФНС РФ от 20 мая 2016 года № ММВ-7-15/329@, которым было рекомендовано использовать форматы унифицированных форм первичных документов, в том числе и накладной ТОРГ-12, приведенных в приказе ФНС РФ от 21 марта 2012 года № ММВ-7-6/172@.

ФНС РФ обращает внимание, что в приказе от 30 ноября 2015 года № ММВ-7-10/551@ имеется формат аналогичного по назначению ТОРГ-12 первичного учетного документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме. Здесь предусмотрена множественность подписи, то есть возможность формировать подписи лиц, ответственных за оформление факта хозяйственной жизни, так и лиц, участвующих в проведении сделки (например, лиц, передавших (отпустивших) товар (груз), без подписания ими документа о передаче товара).

Нередко в организациях складываются ситуации, когда в уже подписанные и отраженные в регистрах бухгалтерского учета первичные документы необходимо вносить изменения. Закон № 402-ФЗ не содержит положений о замене «первички» при обнаружении в ней ошибок. Об этом напомнил Минфин России в письме от 22 января 2016 г. № 07-01-09/2235.

Чтобы устранить ошибку необходимо внести исправления в первичный документ (ч. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Исправление в первичном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Аналогичное указание на порядок исправления документов содержится и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н): «Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений».

Согласно пункту 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105, ошибки в первичных документах исправляются следующим образом: неправильный текст (сумма) зачеркивается, а над ним указывается верный. Зачеркивание производится одной чертой, чтобы можно было прочесть исправленное. Исправление должно быть оговорено надписью «Исправлено», подтверждено подписями лиц, подписавших документ, рядом с исправлением должна быть проставлена дата исправления.

Финансисты отметили, что организация может самостоятельно разработать способы внесения исправлений как в бумажные, так и в электронные первичные документы (ч. 2 - 4 ст. 8 Закона № 402-ФЗ, ПБУ 1/2008 «Учетная политика организаций», утв. приказом Минфина России от 6 октября 2008/ г. № 106н). В разработке таких способов можно руководствоваться действующими нормативными правовыми актами, которые регулируют аналогичные вопросы.

В частности, в Правилах заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС (утв. постановлением Правительства России от 26 декабря 2011 г. № 1137) прописан порядок внесения исправлений в счет-фактуру. При разработке способов внесения исправлений в «первичку» организации, среди прочего, могут также ориентироваться на этот порядок.

Исходя из действующего законодательства, ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта (ст. 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Хранить документы, поступающие в бухгалтерскую службу, создаваемые и накапливаемые в ней, имеющие различное целевое назначение, нужно в соответствии с нормами статьи 29 Закона № 402-ФЗ.

Вот эти нормы:

1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
3. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.
4. При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно.

Во исполнение этих норм можно воспользоваться нормами еще одного документа (старого, но действующего до сих пор), чтобы организовать хранение бухгалтерской документации (первичные учетные документы, регистры аналитического и синтетического учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность и др.).

Это Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (его раздел 6), утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105:

• первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив;
• первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
  Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность;
• порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации);
• обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.
  Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.
  Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений;
• сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.
  Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера;
• изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у предприятий, учреждений может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством Союза ССР и союзных республик. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения.
  С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.
  Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью);
• в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.
  В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
  Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.

На основании приведенных норм можно издать приказ по организации «О порядке хранения бухгалтерской документации» (или предусмотреть отдельный раздел учетной политики), где прописать правила, среди которых отдельным пунктом, во избежание возможных злоупотреблений, можно предусмотреть запрет на несанкционированный вынос документов с территории организации и ответственность за его нарушение.

Если вы не оформили необходимый первичный документ и это обнаружилось во время налоговой проверки, вас могут оштрафовать.

Так, статья 120 Налогового кодекса РФ «отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета или налогового учета» квалифицирует как «грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения».

Размер штрафа за такое нарушение – 10 000 рублей. Если же такие нарушения совершены неоднократно в разных налоговых периодах, штраф возрастает до 30 000 рублей.

Если же такое нарушение повлекло за собой «занижение налоговой базы», штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Имейте в виду: с 1 января 2014 года действие статьи 120 Налогового кодекса распространяется не только на фирмы, но и на предпринимателей.

Существует и другая опасность. Статья 252 Налогового кодекса РФ в качестве расходов понимает обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Если же документ, подтверждающий произведенные организацией затраты (например, акт приемки-сдачи выполненных работ), не оформлен или составлен с серьезными нарушениями, налоговая инспекция может не принять такие расходы для целей налогообложения.

В результате с вас взыщут сумму заниженного налога, а также пени.

Кроме того, инспекция может предъявить штраф по статье 122 «Неуплата или неполная уплата сумм налога (сбора)» Налогового кодекса, которая предусматривает штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога (сбора), а деяния, совершенные умышленно, влекут взыскание штрафа в размере 40%.

Однако здесь надо указать на существенный момент: предъявить требования об уплате штрафов за одно и то же нарушение одновременно по статьям 120 и 122 Налогового кодекса налоговая инспекция не вправе (определение Конституционного Суда РФ от 18 января 2001 г. № б-О).

Если вы занизили налоговую базу и не уплатили налог из-за грубого нарушения правил учета, вас оштрафуют по пункту 3 статьи 120. Если вы занизили налоговую базу и не уплатили налог по другой причине, вас оштрафуют по статье 122.

Если же налоговая инспекция за одно и то же нарушение предъявила вам штрафы одновременно по двум вышеуказанным статьям, не спешите с этим соглашаться.

Доказать свою правоту в арбитражном суде в такой ситуации налоговикам вряд ли удастся.

Между тем многие налоговые инспекторы на местах по-своему трактовали и другие положения налогового законодательства. Так, например, если организация составила документ в произвольной форме по операции, для которой предусмотрен типовой бланк, налоговики могли классифицировать это как «грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения».

Такой же вывод проверяющие могли сделать и в том случае, если организация не заполнила все обязательные реквизиты типового бланка.

Как свидетельствует арбитражная практика, в подобных случаях суды часто занимают сторону налогоплательщиков.

Из-за отмены обязательного использования унифицированных форм первичных документов у компаний должно сократиться количество споров с проверяющими. Контролеры больше не смогут «снимать» расходы по причине ненадлежаще оформленных документов, так как самого требования об использовании типовых форм документов с 1 января 2013 года не существует (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Учитывая, что с 1 января 2014 года к бухгалтерскому учету нельзя принимать документы, которыми оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Чиновники определили круг ответственности за оформление таких документов в учете.

Так, ответственным за оформление факта хозяйственной жизни, признается лицо, составившее первичный документ. Этот субъект (гражданин или фирма) должен обеспечить своевременную передачу оформленного документа в бухгалтерию для регистрации в учете, а также гарантировать достоверность его данных.

Что касается лиц, на которых возложено ведение бухгалтерского учета (например: бухгалтер, руководитель или фирма, с которой заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета), то они не несут ответственности за соответствие составленной другими лицами «первички» и свершившимся фактам хозяйственной жизни.

А вот другой пример. Он показывает, что если недооформленный документ вы получили от своего партнера, то это вовсе не означает, что штрафные санкции могут быть предъявлены и вашему предприятию.

За те же нарушения мировой судья по инициативе налоговиков может наложить на руководителя или главного бухгалтера организации административный штраф от 5000 до 10 000 рублей, а за повторное нарушение - от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацию на срок от одного года до двух лет (ст. 15.11 КоАП РФ).

При этом повторным совершением административного правонарушения является совершение правонарушения в тот период, когда лицо считается подвергнутым административному наказанию за совершение однородного административного правонарушения (п. 2 ч. 1 ст. 4.3 КоАП РФ). Этот период длится со дня вступления в законную силу постановления о назначении административного наказания до истечения одного года со дня окончания исполнения данного постановления (ст. 4.6 КоАП РФ) (Информационное сообщение Минфина России от 7 апреля 2016 г. № ИС-учет-1).

Однако должностные лица освобождаются от административной ответственности за подобные нарушения, если они:

• подали уточненную налоговую декларацию (расчет) и уплатили недоимку и пени, предусмотренные статьей 81 Налогового кодекса;
• исправили ошибки в установленном порядке (включая представление пересмотренной бухгалтерской отчетности) до утверждения бухгалтерской отчетности.

Обратите внимание, что срок давности привлечения к административной ответственности за нарушение законодательства о бухгалтерском учете составляет 2 года со дня совершения административного правонарушения (п.1 ст. 4.5 КоАП).

Некоторые юристы считают, что такие действия налоговиков неправомерны, поскольку позволяют повторно привлекать к ответственности за одно и то же правонарушение.

К сожалению, это не так. Дело в том, что за грубые нарушения в оформлении документов по статье 120 Налогового кодекса к ответственности привлекается организация, а по пункту 15.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ – ее должностные лица.

Такую ситуацию прямо допускает пункт 4 статьи 108 Налогового кодекса, согласно которому «привлечение организации к ответственности за совершение налогового правонарушения не освобождает ее должностных лиц при наличии соответствующих оснований от административной, уголовной или иной ответственности, предусмотренной законами Российской Федерации».