Полное практическое руководство для бухгалтера и директора фирмы



Найти через поисковый регистр

^ Наверх

Путевой лист грузового автомобиля (формы № 4-С и 4-П)

Информация обновлена:

Для путевых листов грузового автомобиля предусмотрены типовые бланки. Их формы утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. При использовании типовых бланков необходимо учитывать, что обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса от 18 сентября 2008 г. № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Обязательных реквизитов шесть:

  • наименование и номер путевого листа;
  • сведения о сроке его действия;
  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  • сведения о транспортном средстве;
  • сведения о водителе транспортного средства (включая время пред- и послерейсового медицинского осмотра);
  • отметка о предрейсовом контроле технического состояния автомобиля (введен приказом Минтранса РФ от 18 января 2017 г. № 17).

Ставить в заголовочной части путевого листа печать или штамп владельца транспортного средства не требуется, независимо от того, применяет ли организация печать или нет (приказ Минтранса России от 18 января 2017 г. № 17).

Сведения о собственнике автомобиля

С 15 декабря 2017 года в путевом листе указывают дополнительные сведения о собственнике автомобиля (приказ Минтранса России от 7 ноября 2017 г. № 476).

До этой даты в поле «Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства» организации писали свое наименование, организационно-правовую форму, адрес и номер телефона. А ИП - фамилию, имя, отчество, адрес и номер телефона.

С 15 декабря 2017 года в это поле путевого листа фирмы добавляют ОГРН, а предприниматели – ОГРИП.

Кроме того, с 15 декабря 2017 года внесены изменения в правила обеспечения безопасности перевозок. Так, раньше нужно было проводить ежедневный контроль технического состояния автомобиля перед выездом на линию с места стоянки и по возвращению к месту стоянки.

Теперь проводится только предрейсовый контроль технического состояния до выезда автомобиля с места постоянной стоянки. А в показателе «Сведения о транспортном средстве» указывают дополнительные обязательные реквизиты. С 15 декабря 2017 года здесь пишут день (число, месяц, год) и время (часы, минуты), когда был проведен предрейсовый контроль технического состояния автомобиля.

Как оформляют путевой лист грузового автомобиля

Путевые листы оформляют, если организация оказывает транспортные услуги или доставляет товары покупателю собственным грузовым автотранспортом. На основании путевых листов начисляют заработную плату водителям и проводят расчеты за транспортные услуги.

Если работа водителей оплачивается по сдельным расценкам, то используют форму № 4-С, если же предусмотрена повременная оплата – форму № 4-П. Форму № 4-П применяют и в том случае, когда за одну смену водитель одновременно перевозит груз нескольких грузополучателей.

Обратите внимание: рассчитать зарплату водителю и подтвердить расход топлива можно не только путевыми листами, но и любыми другими документами. При их составлении чиновники разрешают использовать показания навигаторов – приборов, оснащенных системой спутниковой навигации ГЛОНАСС или любыми другими системами (GPS-навигаторы). Ведь они достоверно определяют, учитывают и контролируют пройденный автотранспортом путь. Документы, оформленные на основе данных навигатора, так же как и путевые листы, должны содержать все обязательные реквизиты и быть закреплены в учетной политике организации (письмо Минфина России от 16 июля 2011 г. № 03-03-06/1/354).

Путевой лист выписывает в одном экземпляре диспетчер или другой работник, назначенный приказом руководителя. Данные, связанные с работой автомобиля (например, время простоя), в путевой лист заносит водитель.

Как правило, путевой лист выдают на один день. Максимальный же срок, на который его можно выдать, ограничен одним месяцем. Если путевой лист выдан более чем на день, то в нем необходимо указать срок его действия. Новый путевой лист выдается при условии, что водитель сдал путевой лист за предыдущий день работы.

Работник, выдавший водителю путевой лист, делает запись в журнале учета путевых листов. Вот образец журнала:

Как отразить движение горючего

Количество израсходованного горючего исходя из пробега автомобиля и норм расхода топлива, утвержденных приказом руководителя, определяют на основании данных графы 7 «Показания спидометра» путевого листа. В столбце 15 диспетчер должен указать коэффициент изменения нормы расхода бензина, который зависит от условий эксплуатации автомобиля (времени года, типа населенного пункта и т. д.). Столбец 11 графы «Движение горючего» заполняют так:

  • если организация имеет собственную АЗС, то количество литров горючего, залитого в бак автомобиля, указывает заправщик;
  • если водители получают талоны на ГСМ, то работник, ответственный за выдачу талонов, в этой графе делает отметку о количестве топлива в литрах, на которое выданы талоны;
  • если топливо покупается на АЗС, то эту графу заполняет водитель.

Имейте в виду: путевой лист подтверждает не только количество израсходованного топлива, но и обоснованность этих затрат. Судьи в постановлении ВАС России от 30 августа 2013 года № ВАС-11880/13 указали, что путевой лист должен содержать конкретную информацию о месте следования автомобиля: наименование организации и ее адрес. В противном случае расходы на ГСМ подтвердить нельзя. Примером подобной ошибки будет являться маршрут следования «по Москве» или «по Московской области».

Однако возникает вопрос: например, если фирма занимается продажей автомобилей, то как указать в путевом листе место следования автомобиля при проведении тест-драйва или расход бензина при осуществлении предпродажной заправки? Ответ дали судьи в постановлении ФАС Московского округа от 18 сентября 2013 года № А40-19421/2013. Они отметили, что обязанность применять положения приказа Минтранса России от 30 апреля 2013 года № 152 (то есть обосновывать затраты по расходу ГСМ в путевых листах) возложена на фирмы, которые оказывают услуги автомобильным транспортом. Все остальные компании могут подтвердить экономическую обоснованность своих затрат на приобретение ГСМ другими документами (например, актами о списании топлива, подписанными специальной комиссией).

Столбцы 12 и 13 заполняет механик.

Раздел путевого листа «Таксировка» заполняет бухгалтер по данным предыдущих разделов путевого листа. Данные этого раздела служат основанием для списания израсходованного бензина и начисления водителю заработной платы.

Путевой лист, выписанный по форме № 4-П, имеет отрывной талон и специальный раздел «Выполнение задания». Их заполняет работник организации-грузополучателя. Талон служит основанием для определения стоимости транспортной услуги и предъявления заказчику счета на оплату. Путевые листы хранят в архиве организации не менее пяти лет. Вот образцы заполнения путевых листов:

Продолжение доступно только платным пользователям бератора

В этой статье вы также найдете:

  • Пошаговую схему действий от экспертов
  • Актуальные примеры из практики компаний
  • Подробные образцы заполнения документов


< Предыдущая страница Следующая страница >