На период командировки работнику выплачивают средний заработок за рабочие дни, приходящиеся на дни командировки (п. 9 Положения о командировках, утв. Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). При расчете среднего заработка учитывают все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат. К таким выплатам относятся (п. 2 Положения «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утв. постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922):

• заработная плата, начисленная работнику по тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за отработанное время;
• заработная плата, начисленная работнику за выполненную работу по сдельным расценкам;
• заработная плата, начисленная работнику за выполненную работу в процентах от выручки от реализации продукции (выполнения работ, оказания услуг), или комиссионное вознаграждение;
• заработная плата, выданная в неденежной форме;
• денежное вознаграждение (денежное содержание), начисленное за отработанное время лицам, замещающим государственные должности Российской Федерации, государственные должности субъектов Российской Федерации, депутатам, членам выборных органов местного самоуправления, выборным должностным лицам местного самоуправления, членам избирательных комиссий, действующих на постоянной основе;
• денежное содержание, начисленное муниципальным служащим за отработанное время;
• начисленные в редакциях средств массовой информации и организациях искусства гонорар работников, состоящих в списочном составе этих редакций и организаций, и (или) оплата их труда, осуществляемая по ставкам (расценкам) авторского (постановочного) вознаграждения;
• заработная плата, начисленная преподавателям профессиональных образовательных организаций за часы преподавательской работы сверх установленной и (или) уменьшенной годовой учебной нагрузки за текущий учебный год, независимо от времени начисления;
• заработная плата, окончательно рассчитанная по завершении предшествующего событию календарного года, обусловленная системой оплаты труда, независимо от времени начисления;
• надбавки и доплаты к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за профессиональное мастерство, классность, выслугу лет (стаж работы), знание иностранного языка, работу со сведениями, составляющими государственную тайну, совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ, руководство бригадой и другие;
• выплаты, связанные с условиями труда, в том числе выплаты, обусловленные районным регулированием оплаты труда (в виде коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате), повышенная оплата труда на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда, за работу в ночное время, оплата работы в выходные и нерабочие праздничные дни, оплата сверхурочной работы;
• вознаграждение за выполнение функций классного руководителя педагогическим работникам государственных и муниципальных образовательных организаций;
• премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда;
• другие виды выплат по заработной плате, применяемые у соответствующего работодателя.

Для расчета среднего заработка не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и другие) (п. 3 Положения № 922).

Командированному работнику также оплачивают:

• расходы по найму жилого помещения;
• расходы по проезду к месту командировки и обратно;
• суточные;
• другие расходы (например, оплата услуг связи или почты).

Выдача денег работнику под отчет - это финансирование расходов, связанных с деятельностью хозяйствующего субъекта, которые фактически будет нести работник в интересах работодателя. Это подразумевает установление цели и срока расходования денег, представление работником отчета о расходах.

Порядок выдачи наличных денежных средств работнику под отчет описан в пункте 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У.

Не исключена возможность перечисления денег под отчет на банковский счет сотрудника – «зарплатную» или личную банковскую карту. Это подтверждено в совместном Письме Минфина России № 02-03-10/37209, Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554 от 10 сентября 2013 года.

В Письме Минфина России от 25 августа 2014 года № 03-11-11/42288 уточнено:

• в учетной политике организации следует предусмотреть положения, устанавливающие порядок расчетов с подотчетными лицами (см. также Письмо Минфина России от 31 марта 2016 г. № 02-03-09/18115);
• в платежном поручении нужно указать, что перечисленные средства являются подотчетными;
• организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов;
• сотрудник к авансовому отчету должен приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой.

Письмо Минфина от 21 июля 2017 года № 09-01-07/46781 также подтверждает возможность выдачи денег под отчет на «зарплатную» карту сотрудника.

В частности, на банковские карты работников разрешено перечислять денежные суммы для операций, связанных:

• с командировочными расходами;
• с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов;
• с оплатой расходов организации по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг (например, на покупку ГСМ).

На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдают аванс. Для получения подотчетных сумм сотрудник должен написать заявление, в котором руководитель фирмы укажет сумму и сроки их выдачи.

Указанием Банка России от 19 июня 2017 года № 4416-У с 19 августа 2017 года в порядок расчетов с подотчетными лицами внесены поправки о выдаче денег в подотчет:

• установлен порядок оформления кассовых документов в электронном виде;
• разрешено выдавать наличные, даже если по предыдущему авансу сотрудник не представил авансовый отчет о расходовании денежных средств;
• стало необязательным заявление работника на выдачу подотчетной суммы. Достаточно одного распорядительного документа руководителя.

Таким распорядительным документом может быть распоряжение или приказ руководителя. Банк России в письме от сентября 2017 года № 29-1-1-ОЭ/20642 уточнил, что нужно писать в распорядительном документе на выдачу денег подотчетному лицу.

В нем нужно указать:

• Ф.И.О. подотчетного лица;
• сумму и срок, на который она выдается;
• дату и регистрационный номер документа.

По возвращении из командировки все понесенные расходы работник отражает в авансовом отчете.

Сумму аванса рассчитывают так:

Аванс выдают в рублях. Однако, если работник уезжает в зарубежную командировку или в страны СНГ, аванс ему можно выдать в инвалюте (обычно в валюте страны, в которую он направляется).

По возвращении работника вы сможете принять от него неистраченный валютный аванс или возместить ему перерасход (п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10 декабря 2003 г. № 173 ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).

Чтобы выдать валютный аванс, вы можете:

• снять с текущего валютного счета наличную валюту;
• купить дорожный чек в иностранной валюте.

Покупать наличную валюту (или дорожные чеки) для оплаты командировочных расходов фирма должна в том банке, где у нее открыт валютный счет.

Если денег на валютном счете для оплаты командировки не хватает, а на расчетном счете они имеются, то в банк можно сдать поручение на покупку валюты. Тогда он сам приобретет ее за счет средств фирмы, а деньги перечислит на валютный счет. В этой ситуации в графе «Назначение платежа» укажите: «командировочные расходы».

Вывозить наличную валюту с территории России можно без каких-либо ограничений, соблюдая требования таможенного законодательства Таможенного союза в рамках ЕврАзЭС. Так согласно статье 4 Договора о порядке перемещения физическими лицами наличных денежных средств и (или) денежных инструментов через таможенную границу Таможенного Союза (утв. Решением Межгосударственного Совета ЕЭС от 5 июля 2010 г. № 51), если работник вывозит валюту на сумму более 10 тысяч долларов США (или эквивалент этой суммы в другой валюте), он должен отразить всю сумму вывозимой наличности в таможенной декларации.

В Таможенный союз входят Российская Федерация, Республика Беларусь, Республика Армения и Республика Казахстан. С 12 августа 2015 года к ним присоединилась Киргизская Республика. Если же сотрудник направляется в одну из стран СНГ, он может вывезти любую сумму наличной валюты без необходимости ее декларировать.

Чтобы не перевозить крупные суммы денег через границу, вы можете не получать валюту в российском банке, а перевести ее в иностранный банк на счет командируемого работника либо на его имя до востребования. Кроме того, работник может расплачиваться за границей расчетной или кредитной банковской картой (п. 2.5 Положения Банка России от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Предоставленные по банковским картам деньги необходимо использовать в пределах лимитов, установленных банком либо оговоренных в кредитном договоре.

После возвращения работника из командировки и представления в бухгалтерию авансового отчета сумма неизрасходованного аванса должна быть возвращена в кассу организации.

Если работник получил аванс в валюте, он может возвратить неизрасходованную сумму аванса либо в валюте, либо в рублях (по официальному курсу иностранной валюты на дату утверждения авансового отчета).

Работнику возмещается вся сумма расходов по найму жилого помещения.

Также работнику возмещают расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание.

Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по обслуживанию работника в баре, ресторане или номере и расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами (например, бассейном, сауной, тренажерным залом и т. д.). Такие расходы работнику не оплачиваются.

Если руководитель организации все-таки принял решение оплатить такие расходы, то их сумма облагается налогом на доходы физических лиц, взносами во внебюджетные фонды и на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Кроме того, работнику возмещают расходы по бронированию места в гостинице. Такие расходы компания может учесть при расчете налога на прибыль как дополнительные услуги, оказываемые гостиницами (абз.3 пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма Минфина РФ от 10 марта 2011 г. № 03-03-06/1/131, от 4 апреля 2005 г. № 03-03-01-04/1/148).

Документально не подтвержденные расходы налогооблагаемую прибыль фирмы не уменьшают.

Суммы НДС, уплаченные за наем жилого помещения и дополнительные услуги, оказанные в гостинице в период проживания (за исключением услуг баров и ресторанов, услуг по обслуживанию в номере, услуг по использованию рекреационно-оздоровительных объектов), принимаются к вычету.

Для этого необходимо, чтобы расходы были произведены для осуществления деятельности, облагаемой НДС, и уменьшали налогооблагаемую прибыль фирмы.

Налоговый вычет производится на основании:

• счета-фактуры гостиницы;
• расчетных документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога (кассовый чек, бланк строгой отчетности и т. п.).

Сумма НДС должна быть выделена отдельной строкой (письмо Минфина РФ от 3 декабря 2013 г. № 03-07-11/52565).

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:

• стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
• оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;
• оплату за пользование в поездах постельными принадлежностями;
• стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;
• сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Сумма НДС по расходам, связанным с проездом, принимается к вычету при условии, что пункты отправления и назначения находятся на территории России.

Кроме того, сумма НДС должна быть выделена в проездном документе (билете) отдельной строкой. Счет-фактура в этом случае не требуется, так как билет является бланком строгой отчетности.

Аналогично принимается к вычету и сумма НДС при оплате в поезде постельных принадлежностей, если она включена в цену билета.

Если же стоимость постельных принадлежностей в цену билета не включена, а подтверждается иными документами, счет-фактура обязателен.

Суточные выплачивают командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда).

Размер суточных, которые выплачивают работникам, направляемым в командировку, устанавливается приказом руководителя. Их размер может быть различен, в зависимости от возможностей компаний, а также от должности и функциональных обязанностей сотрудников. Этот приказ, например, может выглядеть так:

При направлении работника в командировку в местность, откуда он каждый день может возвращаться к своему постоянному месту жительства, суточные не выплачиваются.

Днем отъезда считается день отправления транспортного средства (самолета, поезда и т. д.), на котором работник отправляется в командировку, а днем приезда – день прибытия транспортного средства.

При отправлении транспортного средства до 24.00 днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00 часов – следующие. Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани). Аналогичные правила применяются для определения последнего дня командировки.

День пересечения границы оплачивается по принципу страны въезда. За день пересечения границы России при выезде суточные оплачиваются в иностранной валюте по нормам той страны, куда въезжает работник. При возвращении в Россию день пересечения границы оплачивается по нормам, установленным для России.

В случае выезда за границу и возврата в Россию в один день суточные оплачиваются в размере 50% от установленной в коллективном договоре нормы для иностранного государства, в которое был направлен работник.

При направлении работника в командировку в две и более страны суточные за день пересечения границы выплачиваются в валюте и по нормам той страны, в которую направляется работник.

Суточные полностью списывают на расходы при формировании налоговой базы по налогу на прибыль (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Для обложения страховыми взносами суточные не нормировали до 1 января 2017 года (ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ (прекратил действие с 1 января 2017 г.)).

С 1 января 2017 года не платить страховые взносы с суточных можно только в следующих пределах (п. 2 ст. 422 НК РФ):

• с суммы не более 700 рублей для командировок по России;
• с суммы не более 2500 рублей для заграничных командировок.

Налоговым кодексом установлены предельные нормативы суточных, которые не нужно включать в доход командированного работника и облагать НДФЛ. А именно (п. 3 ст. 217 НК РФ):

• до 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации;
• до 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

В некоторых случаях работнику, направляемому в командировку, необходимо осуществить какие-либо дополнительные расходы (например, провоз багажа, услуги связи, приобрести те или иные товары и т. д.). В таких случаях выдайте работнику аванс в размере предполагаемых расходов.

При загранкомандировках работнику дополнительно оплачивают расходы по оформлению загранпаспорта, консульские и аэродромные сборы, сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта и иные аналогичные платежи и сборы.