Налоговый период по НДФЛ - календарный год.

По итогам налогового периода фирма должна отчитаться в налоговой инспекции по удержанному и уплаченному налогу с доходов физических лиц по каждому налогоплательщику. Для этого нужно сдать в ИФНС справки по форме № 2-НДФЛ.

Для НДФЛ (и страховых взносов) налоговый период не зависит от даты, когда компанию организовали или ликвидировали. Об этом сказано в Федеральном законе от 18 июля 2017 года № 173-ФЗ, который вступил в силу 19 августа 2017 года.

То есть организации и предприниматели, которые появились в последних числах декабря, должны будут отчитаться по НДФЛ (и страховым взносам) за год.

Форма и электронный формат справки 2-НДФЛ, а также порядок ее заполнения утверждены приказом ФНС России от 30 октября 2015 г. № ММВ-7-11/485@. Заметим, что места для печати форма не предусматривает. Ставить ее не обязательно.

Форма 2-НДФЛ состоит из:

• Заголовка;
• Раздела 1 «Данные о налоговом агенте»;
• Раздела 2 «Данные о физическом лице - получателе дохода»;
• Раздела 3 «Доходы, облагаемые по ставке __%»;
• Раздела 4 «Стандартные, социальные, инвестиционные и имущественные налоговые вычеты»;
• Раздела 5 «Общие суммы дохода и налога».

Справку составляют на каждого работника, а также на граждан, которым фирма выплачивала доход по гражданско-правовым договорам. В ней указывают все доходы, полученные физлицом, суммы вычетов, суммы исчисленного и удержанного налога за год. Если в течение года одному и тому же работнику выплачивались доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам, по этому человеку оформляется одна справка 2-НДФЛ, в которой заполняются отдельные разделы 3 - 5 для каждой из ставок НДФЛ.

Например, если фирма выплатила сотруднику в течение года доходы, облагаемые по двум ставкам: 13% («основная» ставка) и 35%, то в справке сначала должны быть заполнены разделы 3–5 для ставки 13% (включая доходы в виде дивидендов, облагаемые по такой же ставке), далее разделы 3 - 5 для ставки 35%.

При отсутствии суммовых показателей в соответствующих полях справки проставляется ноль (Разд. I Порядка заполнения справки).

Форму № 2-НДФЛ заполняют на основании данных налоговой карточки по учету доходов и налога. Такую карточку фирма должна вести по каждому сотруднику. Ее форму работодатель – налоговый агент разрабатывает самостоятельно.

Подробнее о том, какие необходимые реквизиты должны содержать налоговые регистры по учету доходов сотрудников, читайте в разделе «Налоги с заработной платы», подразделе «Налог на доходы физических лиц», ситуация «Учет доходов работников».

Если налоговым агентом был произведен перерасчет НДФЛ за предшествующие налоговые периоды в связи с уточнением его налоговых обязательств, форма 2-НДФЛ оформляется в виде корректирующей справки.

Если вы хотите аннулировать справку 2-НДФЛ, то нужно заполнить заголовок, все показатели разделов 1 и 2, указанные в представленной ранее справке. Разделы 3, 4 и 5 в этом случае не заполняются.

Отчитаться по НДФЛ фирма должна не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным.

В этот срок на каждого налогоплательщика НДФЛ работодатель – налоговый агент предоставляет в налоговую инспекцию справки о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ). При заполнении справки в соответствующих разделах указывают суммы начисленных доходов в виде оплаты труда. Их отражают в том месяце налогового периода, за который такие доходы были начислены. При этом суммы начисленного налога отражаются в том налоговом периоде, за который они были исчислены.

Суммы удержанного налога следует отражать в справке в том налоговом периоде, за который был исчислен налог. Если налог удержан после завершения налогового периода и представления справки 2-НДФЛ в инспекцию, то ранее переданную справку нужно скорректировать путем направления новой (письмо ФНС РФ от 2 марта 2015 г. № БС-4-11/3283).

В некоторых случаях справку 2-НДФЛ нужно сдать раньше 1 апреля.

Об этом говорится в пункте 5 статьи 226 Налогового кодекса. При невозможности в течение налогового периода удержать у работника НДФЛ налоговый агент обязан не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, письменно сообщить в свою налоговую инспекцию и налогоплательщику о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога. Так поступить нужно, если невозможно удержать налог с доходов работника, например, когда доход им был получен в натуральной форме.

Речь идет о выполнении функций налогового агента по НДФЛ при получении от организации физлицами выигрышей и призов в конкурсах, играх и других мероприятиях, проводимых в целях рекламы товаров (работ, услуг), в том числе если она не уплачивает НДФЛ с доходов в натуральной форме.

Напомним, что освобождается от обложения НДФЛ стоимость любых выигрышей и призов, получаемых в конкурсах, играх и других мероприятиях, проводимых в целях рекламы товаров (работ, услуг), не превышающая 4000 рублей за налоговый период (п. 28 ст. 217 НК РФ). Значит, при получении физическими лицами от организации указанных доходов, не превышающих 4000 рублей, организация не признается налоговым агентом. При превышении указанной суммы НДФЛ удерживается, и организация признается налоговым агентом.

То же и в случае, когда с работника по каким-либо причинам налог не был удержан, а он уволился из компании.

Для подачи сведений о невозможности удержать налог необходимо использовать справку по форме 2-НДФЛ с признаком «2».

При направлении такой справки в налоговую инспекцию к ней нужно приложить заявление о невозможности удержать налог, составленное в произвольной форме.

Если вы подаете такие справки на 25 человек или больше, это нужно будет сделать в электронной форме. Если их меньше, то можно сдать сведения на бумаге.

К бумажным справкам приложите реестр сведений о доходах физлиц за 2016 год в двух экземплярах. Для электронных справок реестр оформлять не нужно.

Такие же справки нужно выдать и самим физлицам.

Предоставление в срок до 1 марта в инспекцию справки 2-НДФЛ с признаком «2» о невозможности удержать налог не освобождает налогового агента от обязанности отчитаться по этому же налогоплательщику (предоставить справку 2-НДФЛ с признаком «1») в общеустановленный срок не позднее 1 апреля (письмо Минфина России от 1 декабря 2014 г. № 03-04-06/61283).

А физическому лицу придется заплатить не удержанный с него работодателем налог самостоятельно не позднее 1 декабря. Инспекция пришлет ему налоговое уведомление, поэтому декларацию 3-НДФЛ подавать нет необходимости (подп. 4 п. 1 ст. 228, п. 1 ст. 229 НК РФ).

При заполнении формы с признаком 2 в разделе 3 формы указывается сумма фактически полученного дохода, с которой не удержан налог налоговым агентом.

Справку по форме № 2-НДФЛ вы должны выдать работнику в любой момент по его заявлению. Чаще всего это происходит в случае, если сотрудник увольняется в течение года. Также справки о доходах могут требовать банки, социальные службы и др.

Как быть в случае, если к тому моменту, как справка стала нужна, работодателя уже не существует (ликвидирован)?

Ответ дали представители ФНС России в письме от 5 марта 2015 г. № БС-3-11/852@. Налоговое законодательство не содержит нормы, обязывающей налоговые органы выдавать справки о доходах физических лиц и уплаченных суммах налога. Но за информацией об этом обратиться в налоговый орган по месту учета ликвидированного работодателя налогоплательщик вправе. Главное, чтобы экс-работодатель представил в инспекцию эти сведения.

В заголовке указываются:

• в поле «за ____ год» - налоговый период, за который составляется 2-НДФЛ;
• в поле «N ______» - порядковый номер справки в отчетном налоговом периоде, присваиваемый налоговым агентом;
• в поле «от __.__.__» - указывается дата (число, порядковый номер месяца, год) составления формы справки путем последовательной записи данных арабскими цифрами.

При составлении корректирующей либо аннулирующей справки взамен ранее представленной в полях «N ______» и «от __.__.__» следует указать номер ранее представленной справки и новую дату ее составления.

В поле «Номер корректировки»:

• при составлении первичной формы проставляется «00»;
• при составлении корректирующей справки взамен ранее представленной указывается значение на единицу больше, чем указано в предыдущей справке («01», «02» и так далее);
• при составлении аннулирующей справки взамен ранее представленной проставляется код «99».

В поле «Код ОКТМО» указывается код муниципального образования, на котором находится компания-работодатель или ее обособленное подразделение. Коды ОКТМО содержатся в Общероссийском классификаторе территорий муниципальных образований – ОК 033-2013.

Под цифровой код ОКТМО отведено 11 знакомест. Он заполняется слева направо. Если код состоит из восьми знаков, то в оставшихся свободных полях ничего проставлять не нужно.

В поле «Телефон» - указывается контактный телефон налогового агента.

В поле «ИНН» и «КПП» указывается для налоговых агентов - организаций - идентификационный номер налогового агента (ИНН) и код причины постановки на учет (КПП) по месту нахождения организации согласно Свидетельству о постановке на учет в налоговом органе. А для налоговых агентов - физических лиц указывается ИНН в соответствии со Свидетельством о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации.

Если форму 2-НДФЛ заполняет организация, имеющая обособленные подразделения, то КПП указывается по месту нахождения ее обособленного подразделения.

В поле «Налоговый агент» укажите сокращенное наименование (в случае отсутствия - полное наименование) организации согласно ее учредительным документам.

В этом разделе указываются данные о физическом лице:

1) ИНН физического лица. В поле «ИНН в стране гражданства» указывается ИНН налогоплательщика (или его аналог) в стране гражданства для иностранных лиц при наличии информации у налогового агента.

3) Статус налогоплательщика:

• цифра 1 - если налогоплательщик является налоговым резидентом Российской Федерации;
• цифра 2 - если налогоплательщик не является налоговым резидентом Российской Федерации;
• цифра 3 - если налогоплательщик - высококвалифицированный специалист не является налоговым резидентом Российской Федерации;
• цифра 4 - если налогоплательщик участник Государственной программы по оказанию содействия добровольному переселению в Российскую Федерацию соотечественников, проживающих за рубежом (член экипажа судна, плавающего под Государственным флагом Российской Федерации), не является налоговым резидентом Российской Федерации;
• цифра 5 - если налогоплательщик - иностранный гражданин (лицо без гражданства) признан беженцем или получивший временное убежище на территории Российской Федерации, не является налоговым резидентом Российской Федерации;
• цифра 6 - если налогоплательщик - иностранный гражданин, осуществляет трудовую деятельность по найму в Российской Федерации на основании патента.

4) Дата рождения (указываются число, порядковый номер месяца, год путем последовательной записи данных арабскими цифрами).

5) Гражданство (код страны) - указывается числовой код страны, гражданином которой является налогоплательщик. Код страны указывается согласно Общероссийскому классификатору стран мира (ОКСМ).

6) Код вида документа, удостоверяющего личность, в соответствии со Справочником «Коды видов документов, удостоверяющих личность налогоплательщика» (приложение № 1 к Порядку заполнения формы 2-НДФЛ).

7) Реквизиты документа, удостоверяющего личность налогоплательщика, соответственно, серия и номер документа, знак «N» не проставляется.

8) Полный адрес места жительства налогоплательщика на основании документа, удостоверяющего его личность. В отношении иностранных граждан, находящихся на территории Российской Федерации, указывается полный адрес, по которому они зарегистрированы в Российской Федерации по месту жительства либо по месту пребывания.

Допускается отсутствие показателей в поле «Адрес места жительства в Российской Федерации» при условии заполнения показателей в полях «Код страны проживания» и «Адрес».

Элементами адреса являются: «Почтовый индекс», «Код субъекта», «Район», «Город», «Населенный пункт», «Улица», «Дом», «Корпус», «Квартира». Код субъекта Российской Федерации указывается в соответствии со Справочником «Коды субъектов Российской Федерации и иных территорий» (приложение № 2 к Порядку заполнения формы 2-НДФЛ).

При отсутствии одного из элементов адреса отведенное для этого элемента поле не заполняется.

Если у физического лица произошло изменение персональных данных после представления в налоговый орган 2-НДФЛ, уточненную справку об изменении персональных данных физического лица представлять не нужно.

За недостоверные сведения в справке 2-НДФЛ только о серии и номере паспорта или об адресе места жительства налогоплательщика, при наличии иных идентифицирующих признаков налогоплательщика (ФИО, ИНН), штраф неправомерен.

В разделе 3 указываются сведения о доходах, начисленных и фактически полученных физическим лицом в денежной и натуральной форме, а также в виде материальной выгоды, по месяцам налогового периода и соответствующих вычетов.

Коды видов доходов приведены в приложении № 1 к приказу ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387@ в редакции приказа ФНС России от 22 ноября 2016 г. № ММВ-7-11/633@.

Три новых кода доходов по НДФЛ понадобятся большинству компаний:

- 2013 - компенсации за неиспользованный отпуск;

- 2014 - выплаты при увольнении руководителям и главбухам сверх трехмесячного или шестимесячного заработка;

- 2611 - списанные безнадежные долги.

Код 3021 будет присвоен доходам в виде процента или купона по номинированным в рублях обращающимся облигациям российских компаний.

Пока по этим выплатам ставят код 4800 (иные доходы). Возможно, что с новыми кодами будут принимать справки за 2017 год.

Код 619 будет применяться, согласно проекту, для обозначения суммы положительного финансового результата, полученного по операциям, учитываемым на индивидуальном инвестиционном счете. Пока для целей отражения этих сумм можно использовать код 620.

По доходам, особенности налогообложения которых определяются в соответствии со статьями 214.1, 214.3, 214.4 Налогового кодекса, в отношении одного кода дохода может быть указано несколько кодов вычетов. В этом случае первый код вычета и сумма вычета указывается напротив соответствующего кода дохода, а остальные коды вычетов и суммы вычетов указываются в соответствующих графах строками ниже. Поля "Месяц", "Код дохода" и "Сумма дохода" напротив таких кодов вычетов и сумм вычетов не заполняются.

ФНС России в письме от 7 августа 2017 года № СА-4-11/15473@ разъяснила, какие коды доходов нужно применять для выплаты премий.

По коду дохода 2002 отражаются суммы премий, выплачиваемых за производственные результаты. Как указала ФНС, к ним относятся:

• по итогам работы за месяц, квартал, год;
• единовременные премии за особо важное задание;
• премии в связи с присуждением почетных званий, с награждением государственными и ведомственными наградами.

Код дохода 2003 предназначен для вознаграждений, выплачиваемых за счет средств прибыли организации, средств специального назначения или целевых поступлений. А именно:

• вознаграждения (премии) к юбилейным датам, праздникам;
• премии в виде дополнительного материального стимулирования;
• иные премии, не связанные с выполнением трудовых обязанностей.

Налоговики также отметили, что перечисленные коды не предназначены для отражения надбавки за выслугу лет. Сумму надбавки за выслугу лет нужно отражать по коду дохода 2000.

Здесь отражаются сведения о предоставляемых налоговым агентом стандартных, социальных, инвестиционных и имущественных налоговых вычетах.

В поле «Код вычета» указывается соответствующий код вычета, выбираемый из кодов видов вычетов налогоплательщика (приложение № 2 к приказу ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387@ в редакции приказа ФНС России от 22 ноября 2016 г. № ММВ-7-11/633@).

В поле «Сумма вычета» указываются суммы вычетов, соответствующие указанному коду. Число заполненных строк в данном поле зависит от количества видов налоговых вычетов, которые были предоставлены налогоплательщику.

В полях «Уведомление, подтверждающее право на социальный налоговый вычет», «Уведомление, подтверждающее право на имущественный налоговый вычет» заполняются номер и дата уведомления, а также код налогового органа, выдавшего уведомление.

Если уведомление получено неоднократно, налоговым агентом заполняется несколько строк для отражения уведомлений и соответствующих его реквизитов.

В разделе 5 отражаются:

• общая сумма дохода;
• налоговая база;
• сумма налога исчисленная;
• сумма фиксированных авансовых платежей;
• сумма налога удержанная;
• сумма налога перечисленная;
• сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом;
• сумма налога, не удержанная налоговым агентом.

Налоговый статус физического лица устанавливается на каждую дату выплаты дохода. Окончательный налоговый статус определяется по окончании налогового периода, его указывают при заполнении формы 2-НДФЛ в поле «Статус налогоплательщика» раздела 2.

Поэтому (см. Письмо Минфина России от 21 июля 2017 года № 03-04-06/46690):

• в поле «Сумма налога исчисленная» раздела 5 указывается сумма налога, исчисленная в соответствии с окончательным налоговым статусом налогоплательщика;
• в поле «Сумма налога удержанная» раздела 5 указывается общая сумма налога, фактически удержанная налоговым агентом исходя из налогового статуса налогоплательщика, определяемого при каждой выплате дохода.

Таким образом, если в течение налогового периода у налогоплательщика статус изменился с «нерезидента» на «резидента», сумма фактически уплаченного налога будет превышать сумму исчисленную.

При заполнении формы 2-НДФЛ с признаком 2:

• в поле «Общая сумма дохода» указывается сумма начисленного и фактически полученного дохода, с которой не удержан налог налоговым агентом, отраженная в разделе 3;
• в поле «Сумма налога исчисленная» указывается сумма налога, исчисленная, но не удержанная;
• в полях «Сумма налога удержанная», «Сумма налога перечисленная» и «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» указываются нулевые показатели;
• в поле «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» указывается исчисленная сумма налога, которую налоговый агент не удержал в налоговом периоде.

В поле «Налоговый агент» указывается цифра:

1. - если справку представляет налоговый агент;
2. - если справку представляет уполномоченный представитель.

Если какой-то показатель, предусмотренный в справке, отсутствует, то эту строку не заполняют. В пустых полях прочерк ставить нельзя. При отсутствии значения по суммовым показателям указывается ноль («0»).

Все суммы, за исключением НДФЛ, отражают в рублях и копейках. Если копейки в тех или иных суммах отсутствуют, то в справке ставят два нуля. При этом величину налога на доходы, удержанную или подлежащую удержанию с работника, отражают в справке только в целых рублях.

Если справка не умещается на одной странице, то необходимо заполнить их нужное количество. При этом на следующей странице вверху указывают ее номер, «Справка о доходах физического лица за ____ год N ______ от __.__.__» (год, номер и дата). Поле «налоговый агент» нужно указать на каждой странице справки.

Порядок представления справок утвержден приказом ФНС России от 16 сентября 2011 года № ММВ-7-3/576@.

Организации, в состав которых входят обособленные подразделения, расположенные на территории РФ, подлежат постановке на учет в налоговых органах по месту нахождения каждого подразделения (п. 1 ст. 83 НК РФ). Если организация встала на учет по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения, то перечислять НДФЛ и представлять расчет 6-НДФЛ следует по месту учета каждого такого обособленного подразделения.

Если обособленные подразделения находятся на территории одного муниципального образования или города федерального значения, но подведомственны разным налоговым органам, постановка организации на учет может производиться по месту нахождения одного из таких подразделений по выбору налогоплательщика (п. 1 ст. 83 НК РФ).

Поэтому если все подразделения находятся в одном муниципальном образовании (или городе федерального значения), но на территориях, подведомственных разным налоговым инспекциям, и состоят на учете по месту нахождения одного из них, то перечислять налог с доходов работников этих подразделений и исполнителей по гражданско-правовым договорам и подавать отчетность по НДФЛ нужно по месту учета такого обособленного подразделения. Об этом сказано в письме ФНС России от 5 октября 2016 г. № БС-4-11/18870@.

То есть, по общему правилу справку по форме 2-НДФЛ налоговые агенты подают в налоговый орган по месту своего учета. Однако есть особенности предоставления справок 2-НДФЛ в случае, если в течение календарного года физическое лицо получало доходы в нескольких обособленных подразделениях, расположенных на территории разных административно-территориальных образований. В этом случае о его доходах заполняется несколько справок (по количеству административно-территориальных образований, на территории которых находятся обособленные подразделения, в которых физическое лицо получало доходы) (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Если в течение налогового периода работодатель – налоговый агент сменил место нахождения, то после постановки на учет (организации либо ее обособленного подразделения) новому месту нахождения в «новую» инспекцию представляются:

• справки по форме 2-НДФЛ за период постановки на учет в налоговом органе по прежнему месту нахождения с ОКТМО по прежнему месту нахождения организации (обособленного подразделения);
• справки по форме 2-НДФЛ за период после постановки на учет в налоговом органе по новому месту нахождения с ОКТМО по новому месту нахождения организации (обособленного подразделения).

При этом в справке по форме 2-НДФЛ указывается КПП организации (обособленного подразделения), который был присвоен инспекцией по новому месту нахождения организации или обособленного подразделения.

Об этом сказано в письме ФНС России от 27 декабря 2016 года № БС-4-11/25114@.

Справки по форме 2-НДФЛ можно сдавать в инспекцию тремя способами.

Фирма может сдать справки на специальном бланке (заполнив его на пишущей машинке, либо от руки, или распечатав на принтере).

С 1 января 2016 года при численности физических лиц, получивших доходы в истекшем налоговом периоде, до 25 человек, налоговые агенты могут представлять 2-НДФЛ на бумажных носителях. Так, если за 2015 год численность работников составит до 25 человек, работодатель может подать сведения по форме 2-НДФЛ не в электронном виде, а на бумажном носителе (письмо ФНС России от 5 ноября 2015 г. № БС-4-11/19263).

Кроме справок нужно составить два бланка специального реестра (списка всех справок). Форма реестра приведена в приложении 1 приказу ФНС России от 16 сентября 2011 года № ММВ-7-3/576@.

Когда вы принесете справки в налоговую, инспектор просмотрит, правильно ли они заполнены.

Если все в порядке, то он составит два экземпляра протокола приема сведений о доходах физических лиц на бумаге. На обоих экземплярах нужно поставить подпись и печать фирмы.

На практике инспектору обычно достаточно, чтобы на протоколе просто расписались. На всякий случай лучше иметь при себе доверенность на право подписи документов от имени фирмы.

После проверки один экземпляр реестра и один экземпляр протокола инспектор отдаст вам.

Фирма может сдать справки в электронной форме.

Сдавать справки можно в электронной форме. Например, дисках, DVD, устройствах flash-памяти. Для этого вы сначала должны принести в налоговую инспекцию электронное устройство, на которое вам запишут специальную программу. Затем вы устанавливаете ее на своем компьютере.

Прямо в программе вы заполняете справки о доходах своих сотрудников. При необходимости вы можете распечатывать эти справки.

Кроме того, в программе содержится форма специального реестра (списка всех справок). Вам нужно распечатать два экземпляра этого реестра, а заполненные в программе справки записать на электронное устройство.

Электронный накопитель с заполненными справками и два экземпляра реестра нужно сдать в налоговую инспекцию.

Налоговый инспектор в вашем присутствии должен проверить электронный накопитель. Если он работает нормально, инспектор составит два экземпляра протокола приема сведений о доходах физических лиц в электронном виде.

После проверки один экземпляр реестра и один экземпляр протокола инспектор отдаст вам. Если отчетность представлена с нарушениями к требованию формата, налоговый инспектор возвратит электронный носитель вместе с протоколом, в котором будут отражены ошибки, для повторной подготовки.

Фирма может сдать справки с использованием средств телекоммуникаций в порядке, утвержденном приказом ФНС России от 16 сентября 2011 года № ММВ-7-3/576@.

Реестр сведений о доходах физлиц вы составлять не должны – его формируют сами налоговики после приема ваших справок.

Налоговый инспектор при приеме справок передает вам квитанцию о полученных сведениях, подписанную усиленной квалифицированной электронной подписью с вашей стороны и со стороны инспектора.

Сведения считаются представленными, если они прошли форматный контроль и зафиксированы в реестре налоговой инспекции. Принятой отчетность будет считаться, если фирма получит протокол входного контроля от налоговой инспекции, который подтверждает, что отчетность не содержит ошибок.

Как заполнить справки о доходах физлица за год, покажет пример.

Также может сложиться ситуация, когда часть зарплаты за истекший год не выплачена в связи с отсутствием у работодателей денег.

Датой получения дохода в виде зарплаты считается последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). Выплатил ее работодатель или нет, не важно. Поэтому в разделе 3 справки нужно показать всю начисленную работнику годовую зарплату по месяцам. Удерживать НДФЛ нужно при выплате дохода работнику (п. 4 ст. 226 НК РФ). Но если зарплата не выплачена, то налог с нее не удержан.

Как заполнить далее справку 2-НДФЛ, зависит от того, будет ли долг по зарплате погашен на дату представления справки 2-НДФЛ в налоговую инспекцию. Ведь состояние расчетов с работником по НДФЛ отражается в справке именно на эту дату.

Если на дату подачи справок 2-НДФЛ в инспекцию задолженность по зарплате погашена и налог перечислен в бюджет, то в разделе 5 справки следует показать:

• общую сумму дохода, если они были (данные из раздела 3);
• налоговую базу – облагаемую сумму дохода за минусом вычетов, если они предоставлялись.

Показатели по строкам «Сумма налога исчисленная», «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» будут одинаковые, поскольку задолженности перед работником и бюджетом нет.

Если же на дату подачи справок 2-НДФЛ в инспекцию задолженность по зарплате не погашена, то в разделе 5 справки следует показать:

• общую сумму дохода, полученную работником в налоговом периоде;
• налоговую базу;
• сумму налога исчисленную, в том числе с начисленной, но не выплаченной зарплаты;
• сумму налога удержанную – это сумма налога с выплаченной зарплаты. Этот показатель будет меньше, чем Сумма налога исчисленная;
• сумму налога перечисленную – она будет такая же, как Сумма налога удержанная;
• разницу между суммами исчисленного и удержанного налогов. То есть сумму не удержанного НДФЛ с не выплаченной зарплаты следует показать по строке Сумма налога, не удержанная налоговым агентом.

Когда зарплата будет выплачена (в периоде после установленного срока сдачи справок 2-НДФЛ), налог нужно удержать и представить в инспекцию корректирующие справки за прошлый год. У них будут те же номера, что у первоначальных, но с новой датой. В них суммы НДФЛ (исчисленная, удержанная, перечисленная) будут уже одинаковыми.

Чтобы избежать негативных последствий с налоговыми инспекторами, организации нужно своевременно исправлять ошибки в представленных справках 2-НДФЛ.

Обратите внимание, что с 1 января 2016 года представление налоговым агентом налоговому органу документов, содержащих недостоверные сведения, влечет взыскание штрафа в размере 500 рублей за каждый такой представленный документ (ст. 126.1 НК РФ).

Вам, как налоговому агенту, штраф не выпишут, если вы самостоятельно обнаружите ошибки и представите в налоговую инспекцию уточненные документы до момента, когда вы узнали (можете узнать) что неточности, содержащиеся в представленных вами документах (сведениях) обнаружили налоговые инспекторы (п. 2 ст. 126.1 НК РФ).

Поэтому так важно своевременное выявление ошибок и подача корректирующих сведений.

Приказом ФНС России от 30 октября 2015 года № ММВ-7-11/485@ установлены новые правила исправления ошибок в поданных справках 2-НДФЛ, для чего в заголовке предусмотрено поле «Номер корректировки»:

• при составлении первичной формы справки 2-НДФЛ проставляется «00»;
• при составлении корректирующей справки 2-НДФЛ взамен ранее представленной указывается значение на единицу больше, чем указано в предыдущей справке («01», «02» и так далее);
• при составлении аннулирующей справки 2-НДФЛ взамен ранее представленной проставляется цифра «99».

Корректирующую форму 2-НДФЛ подают, чтобы исправить ошибки в первичной форме. А аннулирующую справку – чтобы отменить сведения, которые вообще не нужно было представлять.

Обратите внимание: если после отправки 2-НДФЛ по ТКС она не была принята налоговым органом (получен протокол, содержащий описание ошибок форматного контроля), то необходимо подавать не корректировку, а новую справку с тем же номером, указанием в поле «Номер корректировки» значения «00», но с новой датой. То есть корректирующую 2-НДФЛ подавать не надо, так как по данному физическому лицу справка налоговой инспекцией не принята и необходимо повторно отправить данные (п. 14 приказа ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576@).

Если обнаружены ошибки в принятой налоговым органом справке 2-НДФЛ, необходимо подать новую справку с правильными данными с указанием прежнего номера ранее представленной 2-НДФЛ, но даты составления корректирующей. При этом если налоговый агент впервые уточняет сведения о доходах физического лица, то в поле «Номер корректировки» корректирующей справки 2-НДФЛ необходимо поставить значение «01», если подается вторая корректирующая по этому же физическому лицу – «02» и т.д.

Количество корректирующих справок 2-НДФЛ практически не ограничено - номер уточнения (корректировки) справки может принимать значения от 01 до 98.

Обратите внимание: уточненная справка о доходах физического лица за предшествующие налоговые периоды, представляется по форме, действовавшей в том налоговом периоде, за который вносятся соответствующие изменения.

Обратите внимание, что иногда только «уточненкой» не обойтись.

Если работник, с которого вы в прошлом году недоудержали НДФЛ, уже уволился, провести перерасчет с ним вы уже не сможете. Поэтому действуйте таким же образом. После того как вы пересчитали налог, подайте на работника сразу две справки 2-НДФЛ. Первая – уточненная с признаком 1. В ней укажете все доходы и вычеты за соответствующий год, сумму исчисленного, удержанного, перечисленного, а также неудержанного налога. Вторая справка будет с признаком 2. В ней нужно отразить только сумму дохода, с которого был не удержан налог.

Обратите внимание: сообщить о невозможности удержать НДФЛ налоговый агент обязан, даже если был пропущен установленный для этого срок – 1 марта года, следующего за годом, в котором был выплачен доход. При этом помните: непредставление в установленный срок налоговым агентом в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных Налоговым кодексом, влечет взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Если же с работника вы излишне удержали НДФЛ, то на него нужно подать только одну уточненную справку 2-НДФЛ с признаком 1. В справке укажите все доходы и вычеты, а также суммы исчисленного, удержанного, перечисленного и излишне удержанного налога.

В форме аннулирующей справки 2-НДФЛ заполняются заголовок, все показатели раздела 1 «Данные о налоговом агенте» и раздела 2 «Данные о физическом лице - получателе дохода», указанные в представленной ранее справке 2-НДФЛ. Остальные разделы 3, 4 и 5 справки не заполняются.

При составлении аннулирующей справки взамен ранее представленной в поле «Номер корректировки» проставляется код «99».

Примечание 1. Применяются с 1 января 2016 г. в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2015 г. № 85-ФЗ.

Примечание 2. Постановление Правительства РФ от 19 марта 2001 г. № 201 «Об утверждении перечней медицинских услуг и дорогостоящих видов лечения в медицинских учреждениях Российской Федерации, лекарственных средств, суммы оплаты которых за счет собственных средств налогоплательщика учитываются при определении суммы социального налогового вычета».

Примечание 3. Федеральный закон от 30 апреля 2008 г. № 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений».